Digitalisierung leicht gemacht: Wie Verbände den Wandel einleiten können
Die Digitalisierung stellt eine zentrale Herausforderung für Verbände dar, insbesondere für Organisationen mit zahlreichen Stakeholdern. Doch wo soll man anfangen? Einen geeigneten Startpunkt zu finden, ist oft das Schwierigste und alles andere als einfach. Durch die Zusammenarbeit mit Sport.Media.Net versucht der Internationale Biathlon-Verband (IBU) diesen Startpunkt zu finden und den Grundstein für eine effizientere Zukunft zu legen.
Wie viele andere Verbände hatte auch der Internationale Biathlon-Verband (IBU) den Eindruck, dass interne Prozesse ineffizient ablaufen, jedoch fehlte ein konkreter Ansatz für Lösungen. Daher suchte die IBU nach einem Partner, der nicht nur Experte im Bereich Digitalisierung ist, sondern auch die Besonderheiten eines internationalen Sportverbands kennt und versteht. So entstand der Kontakt zu Sport.Media.Net, einem Unternehmen, das genau diese Expertise mitbringt und die Brücke zwischen Sport und digitalen Services baut.
Der erste Ansatz: Das Kundenproblem verstehen
Wie in vielen Digitalisierungsprojekten ist es besonders ratsam, zunächst das Kundenproblem zu identifizieren und zu definieren. In diesem Fall führte Sport.Media.Net eine tiefgreifende Analyse durch, um ein umfassendes Bild der bestehenden Prozesse der IBU zu erhalten. Dabei lag der Fokus auf den Mitarbeiter*innen und ihren Tätigkeiten. Insbesondere die Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern stellte sich schnell als sehr problematisch dar. Die einzelnen Abteilungen führten bis dato ihre Kontaktinformationen manuell zusammen und sammelten Daten aus unterschiedlichen Quellen und verwalteten diese meist in Excel-Listen. Ein zeitaufwändiges Vorgehen, das zu Fehlern und Missverständnissen führte. Die Vielzahl an Stakeholdern – von Athleten und Trainern über Offizielle der nationalen Verbände und Veranstalter bis hin zu Dienstleistern und Medienvertretern– machte eine effiziente und systematische Verwaltung der Kontakte unumgänglich und bot einen konkreten Ansatzpunkt.
Die Lösung: Auswahl eines maßgeschneiderten CRM-Systems
Daher schlug Sport.Media.Net die Einführung eines flexiblen, skalierbaren und gut integrierbaren CRM-Systems vor. Ziel war es nicht nur das Kontaktdatenmanagement zu optimieren, um der Vielfalt der IBU-Stakeholder gerecht zu werden, sondern auch langfristig die gesamte Kommunikation mit allen Stakeholdern der IBU effizienter zu gestalten und neue Möglichkeiten zu eröffnen. Dafür formulierte Sport.Media.Net zusammen mit der IBU einen konkreten Anforderungskatalog und übernahm die Marktanalyse, um den passenden CRM- Anbieter zu finden. Insgesamt kamen vier namenhafte Provider in die engere Auswahl. Zwei Lösungen überzeugten nach eingehender Prüfung. Sport.Media.Net leitete dabei federführend den Ausschreibungsprozess im engen Austausch mit der IBU.
Nach intensiven Diskussionen und Analysen entschied sich die IBU für einen Anbieter, der besonders durch die Kompatibilität mit dem bestehenden Ökosystem und seine modulare Konfigurationsfähigkeit überzeugte.
Die Implementierung: Nahtlose Integration und Schulungen
Die Einführung eines modernen CRM-Systems hat das Kontaktmanagement der IBU entscheidend optimiert. Doch neue Tools gehen zumeist mit Anpassungen und Veränderungen der Arbeitsabläufe einher. Sport.Media.Net war es vor diesem Hintergrund nicht nur wichtig zu beraten und den passenden Anbieter zu finden, sondern die IBU auch operativ bei der Integration des Tools zu begleiten. Besonderes Augenmerk legten wir daher auf die Schulung der einzelnen IBU-Abteilungen, um zu gewährleisten, dass alle Mitarbeitenden das neue System im Arbeitsalltag effizient nutzen können und alle relevanten Informationen zentral über das flexible CRM-System abrufbar sind. Ständiger agiler Austausch und neue Priorisierung stellten sicher, dass das CRM-Tool Stück für Stück integriert und für die Arbeitsprozesse der Mitarbeitenden konfiguriert wurde.
Kompetente Lösungen mit Leidenschaft für den Sport
Bei der Neugestaltung des IBU-Kontaktmanagements hat sich gezeigt, wie wichtig ein kompetenter Blick von außen sein kann – besonders bei den spezifischen Herausforderungen in einem Sportverband. Sport.Media.Net ist stolz darauf, die Gelegenheit erhalten zu haben, die IBU von der Problemdefinition über die Produktauswahl bis hin zur Einführung des Systems unterstützen zu dürfen. Für uns war dies eine klare Bestätigung, wie wichtig es ist, die Bedürfnisse im Sport zu kennen und kundenorientiert zu arbeiten. Gleichzeitig ist es entscheidend, mutig neue Wege zu beschreiten und beispielsweise auf eine klassische Roadmap zu verzichten. Jeder Abschnitt dieser Reise brachte unterschiedliche Herausforderungen mit sich. Ein Ausschreibungsprozess unterscheidet sich erheblich von der operativen Umsetzung. Genau hier lag für uns der Schlüssel zum Erfolg. Anstatt das Projekt von A bis Z durchzuplanen, haben wir die einzelnen Phasen gesondert betrachtet, fokussiert abgeschlossen und als Grundlage für den nächsten Schritt genutzt. Hier braucht es einen langen Atem und Vertrauen. Getreu unserem Motto „Passion starts, determination finishes“ haben wir es geschafft, die Grundlage für die Digitalisierung innerhalb der IBU zu legen.